Et driftsbudget er et budget, som forudser din virksomheds udgifter og indtægter i den daglige drift. Altså budgettet, som viser at I tjener penge på det, I laver.
Den daglige drift sikrer, at din virksomhed tjener penge. Derfor er det vigtigt at have overblik over de løbende udgifter og indtægter. I driftsbudgettet sikrer du dette overblik på forhånd.
Hvad er drift?
Virksomhedens drift skal ses i modsætning til virksomhedens etablering og udvikling. Det er afgørende vigtigt, at du ved, om din virksomheds drift giver overskud – uafhængig af eventuelle investeringer eller frasalg.
Hvis du i dit budget blander investeringer, frasalg og drift sammen, kan du komme til at mangle overblik over, om I tjener penge på det, som virksomheden er sat i verden for.
Hvis du f.eks. driver en maskinstation, som leverer ydelser til landbruget, har du jævnligt nogle store investeringer i nye maskiner. Disse skal løbende finansieres, men du kan jo sagtens have tjent mange penge på at høste og så i et år, hvor du har investeret stort i nyt materiel. Hvis du regner hele investeringen sammen med dine driftsudgifter- og indtægter, kan det ene år komme til at set fuldstændig katastrofalt ud, på grund af nye investeringer, mens det efterfølgende år, kan se alt for jubel-lysegrønt ud, fordi investeringerne lå året forinden.
Ved at adskille drift og etablering, får du et styringsredskab til din virksomheds økonomi, hvor du kan se, hvor der skal trimmes og justeres – før problemerne opstår.
Hvad skal med i et driftsbudget?
Du skal have posteringer i dit driftsbudget, som viser de ting, som har med virksomhedens daglige virke at gøre.
Det drejer sig f.eks. om følgende:
- Indtægter fra salg af ydelser
- Indtægter fra salg af produkter
- Indtægter fra varesalg
- Faste udgifter til drift af bygninger
- Faste udgifter til drift af materiel
- Udgifter til løn
- Finansielle omkostninger
Og det drejer sig IKKE om følgende:
- Etableringsomkostninger
- Investeringer
- Indtægter ved frasalg af materiel
- Indtægter ved frasalg af aktiviteter
Hvordan laver du et driftsbudget?
Det er ret simpelt at opstille et driftsbudget, når blot du ved, hvilke omkostninger og indtægter din virksomhed har.
Hvis du f.eks. har en café, vil du have en række variable udgifter, som er direkte knyttet til de ting, du serverer for dine gæster. Du indkøber råvarer. Du indkøber drikkevarer. Du bruger el og gas for at tilberede måltiderne i køkkenet.
Du har også variable udgifter, som mere afhænger af, hvor mange gæster du har, end af hvad de køber. Du lejer måske duge, klude, viskestykker, måtter og arbejdstøj. Du bruger lys og varme i caféen. Du bruger sæbe, toiletpapir og rengøringsmidler.
Dine lønudgifter er både faste og variable. Dit faste personale skal jo have deres løn uanset omsætningen, mens du typisk vil kalde løst personale ind ved travlhed.
Faste driftsudgifter er f.eks. husleje og markedsføring, som jo ikke direkte er knyttet til omsætningen.
Driftindtægterne i en café er ganske enkelt alt, hvad der går gennem kasseapparatet.
Ved at lægge et driftsbudget, kan du hurtigt se, om dine priser er for lave til at dække dine omkostninger. Derfor er driftsbudgettet et vigtigt værktøj, når du planlægger både dine indkøb og dine salgspriser.
Følg op på dit driftsbudget
Det er absolut afgørende, at du løbende tjekker, om dit driftsbudget holder.
Hvis du pludselig får en ekstra overraskende omkostning – f.eks. en uventet huslejestigning, kan du ved at følge op på dit driftsbudget afgøre, om det er nødvendigt at lade priserne stige.
Og hvis salget svigter, kan du kigge i dit driftsbudget for at se, hvilke udgifter, du kan spare på.
Hvad så med udvikling og investeringer?
Småanskaffelser hører hjemme i driftsomkostningerne, men hvis du skal investere i større ting for at udvikle din virksomhed, har du brug for at der er overskud på driften.
Derfor vil du sjældent være tilfreds med, at driftsbudgettet blot går i nul. Du har brug for at skabe et overskud på driften, hvis du skal have råd til at investere i din virksomheds udvikling. Og det er ofte nødvendigt alene for at følge med markedet.
Hvem læser mit driftsbudget?
Hvis din virksomhed har brug for eksterne investeringer eller kredit, vil investorer, pengeinstitut og kreditorer være interesserede i, om du kan tjene penge på virksomhedens drift.
Desuden er det afgørende, at du selv kan følge med i, om I rent faktisk tjener penge på det, I laver til daglig.