Hvis du skal sende en faktura til en offentlige myndighed eller institution, kan du være næsten sikker på, at de kræver, at fakturaen fremsendes elektronisk. For at gøre dette skal du kende det korrekte EAN-nummer.
Hver institution og myndighed i det offentlige har et unikt EAN-nummer, som forbinder din faktura med den korrekte modtager. Det gør det simpelt for dig at fakturere det offentlige, og det gør det simpelt for det offentlige at bogføre og betale din faktura korrekt.
Hvad består EAN-nummeret af?
EAN-numre er 13-cifrede tal, som identificerer en bestemt modtager. De tidligste cifre beskriver, hvilken overordnet myndighed eller organisation, der er tale om. Alle Thisted Kommunes mange EAN-numre starter f.eks. med 5798.
Hvis du skal sende faktura til en kommune, er det ikke givet, at du blot kan bruge et EAN-nummer, som du kender i forvejen. Dels kan EAN-numrene ændres, og dels risikerer du at sende fakturaen til en helt anden afdeling. Og det vil helt sikkert forsinke betalingen.
Send EAN-faktura via dit regnskabsprogram
Start med at undersøge, om dit bogføringssystem kan sende en EAN-faktura direkte. Hvis det kan det, er det klart den simpleste måde.
Så opretter du blot kunden i dit kundekartotek med navn, adresse, kontaktperson, alle de andre oplysninger, som du plejer at gemme – og altså EAN-nummeret. Når du vælger denne kunde, vil dit bogføringsprogram formentlig selv foreslå at sende fakturaen via EAN-systemet.
Send EAN-faktura gennem scanningsbureau
Hvis dit regnskabsprogram ikke understøtter EAN-fakturering, har du stadig et par muligheder.
Du kan via et scanningsbureau, som tilbyder EAN-scanning betale for at få indscannet din papirfaktura og sendt den til det relevante EAN-nummer. Det fungerer både med printede og håndskrevne fakturaer, og scanningsbureauet sørger for at få alle de korrekte oplysninger fra dig.
Det koster noget at bruge denne service hos et scanningsbureau.
Send gratis EAN-faktura via virk.dk
Du kan også selv sende fakturaen direkte via virk.dk. Find punktet ”Fakturablanketten” på forsiden. Log ind med NemID og følg anvisningerne.
Her kan du blot lave en unik EAN-faktura, som du efterfølgende gemmer som pdf og lader indgå som bilag i dit regnskab. Men mange finder det mere overskueligt at lave en nummereret faktura på samme måde, som man plejer, og så uploade denne faktura i processen på virk.dk.
Du skal sørge for at få en pdf-udgave af EAN-fakturaen til dig selv, så du eventuelt efterfølgende kan dokumentere, at den rent faktisk er sendt. Det kan jo ske, at fakturaen bliver væk hos modtageren.
Hvordan finder du det rigtige EAN-nummer?
Det simpleste er at få EAN-nummeret af den, som afgiver ordren. Og det simpleste tidspunkt er netop ved ordreafgivelsen. Hvis du glemmer det, bør det være en simpel sag at kontakte ordregiver, når du sidder med faktureringen.
Mange offentlige myndigheder og institutioner har deres EAN-numre tilgængelige på deres hjemmesider. Vær særligt opmærksom på, at finde præcis det rigtige, før du sender fakturaen. Ellers risikerer du at din udbetaling bliver forsinket. Sørg også for at skrive kontaktpersonens navn på fakturaen og i EAN-formularen, så myndighedens bogholderi kan sende den det rigtige sted hen, selv hvis du har skrevet en fejl i EAN-nummeret.
Mange offentlige myndigheder kører med lange betalingsbetingelser – ofte løbende måned + 30 dage. Under alle omstændigheder betaler de tidligst på sidste rettidige betalingsdag, og det tager lidt tid for fakturaen at nå gennem systemet og blive godkendt. Det må derfor anbefales at bruge netto 8 dage som betalingsfrist og vente med at sende rykker til efter løbende måned + 30 dage. Hvis du aftaler hurtigere betaling med din kontaktperson, vil det ofte kunne lade sig gøre at haste en betaling igennem på en uges tid.
EAN-numre og sikkerhed
Hvis en person, som handler på vegne af det offentlige, ikke kan oplyse dig et EAN-nummer, bør du være skeptisk. Så er det ikke sikkert, at personen har lov til at handle på egen hånd.
Men vær på vagt. Det er heller ikke sikkert, at personen har ret til at handle på vegne af myndigheden, blot fordi han kan nævne EAN-nummeret. Sørg altid for at tjekke, at kontaktpersonen rent faktisk arbejder for den pågældende myndighed.
Og levér aldrig til andre adresser end den adresse, som er knyttet til EAN-nummeret.